Gallringsframställan för allmänna handlingar analoga och digitala kopior i personalakten
Kommunstyrelsen · 13 december 2022 · § 395 · Dnr KS-2022-000705
Kommunstyrelsens beslut
Personalnämndens gallringsframställan 2022-11-09 § 115 godkänns.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Personalnämnden beslutade 2022-11-09 § 115 att godkänna en av kommunledningskontoret upprättad gallringsframställan, samt att överlämna densamma till arkivmyndigheten för yttrande. Nämnden beslutade även att gallring får ske enligt gallringsframställan, under förutsättning av att arkivmyndigheten tillstyrker gallringen.
Av personalnämndens beslutsunderlag framgår att nämndens arbete med personalakter (persondossier) har bedrivits i både en fysisk och digital miljö. Det finns både ett digitalt arkiv och ett fysiskt arkiv.
Eftersom nämnden har övergått till digital personalakt har det uppstått ett behov att ta beslut om hanteringen av inkomna analoga handlingar samt digitala kopior i samband med handläggning av ärendet.
Läs hela sammanfattningen
De handlingar som önskas gallras är de handlingar som inkommer i analog form (på papper) eller i digital form, där en kopia av handlingen har överförts till den digitala personalakten.
Kommunarkivets bedömning är att gallringsutredningen fyller de krav som ställs, och att gallringsframställan därför kan godkännas av arkivmyndigheten.