Skellefteå kommuns filformatspecifikation
Kommunstyrelsen · 13 december 2022 · § 394 · Dnr KS-2022-000553
Kommunstyrelsens beslut
1. Skellefteå kommuns filformatsspecifikation fastställs enligt kommunarkivets förslag.
2. Beslut avseende avsteg från filformatsspecifikation delegeras till kommunarkivarien.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
En utmaning med arkivvård gällande framställande av digitala allmänna handlingar är valet av filformat. Att säkerställa att filformat inom kommunen är arkivbeständiga och lämplig för e-arkiv innebär ett långsiktigt arbete. Ett led i detta är att fastställa en kommungemensam filformatspecifikation
Målet med en formatspecifikation är att begränsa antalet filformat som hanteras i e-arkivlösning. Nyttan med att implementera filformatspecifikationen i det dagliga arbetet är att om möjligt:
* Begränsa antal filformat som används i organisationens olika processer och verksamhetssystem.
Läs hela sammanfattningen
* Säkerställa att de filformat som används går enkelt att konvertera till arkivbeständiga filformat enligt beslutat formatspecifikation.
* Så tidigt som det är praktiskt i organisationens processer konvertera alternativt spara filer till arkivbeständiga filformat, till exempel när ärenden eller projekt avslutas.
Riksarkivet har sedan tidigare publicerat föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2), denna föreskrift är dock utdaterad och under omarbetning. I väntan på nya direktiv från Riksarkivet, bör Skellefteå kommun anta en egen filformatspecifikation som listar mer alternativ på arkivbeständiga format än RA-FS 2009:2.