Principer för långtidsbevaring av elektroniskt underskrivna allmänna handlingar samt delegation av godkännande av arkivering av e-signerande allmänna handlingar
Kommunstyrelsen · 15 november 2022 · § 336 · Dnr KS-2022-000597
Kommunstyrelsens beslut
1. Kommunstyrelsen antar e-arkivering som metod för att långtidsbevara elektroniskt underskrivna allmänna handlingar och intygar de elektroniska underskrifternas giltighet i kommunens ärende- och verksamhetssystem vid signeringstillfället och därmed även över tid.
2. Beslutet enligt punkt 1 omfattar ärende- och verksamhetssystem som hanterar allmänna handlingar med elektronisk signatur på ett korrekt sätt, vilket innebär ankomstkontroll, validering av signatur och möjlighet till e-arkivering.
3. Kommunarkivaren får delegation att besluta avseende arkivering av e-signerade allmänna handlingar. Delegation avser kommunstyrelsens godkännande i egenskap av arkivmyndighet.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Ärende- och verksamhetssystem inom kommunen hanterar allmänna handlingar som behöver underskrifter för att underlätta och digitalisera arbetsprocessen. Utan elektroniska signaturer är det inte möjligt att kunna digitalisera Skellefteå kommuns arbetsprocess, vilket i sin tur väcker frågor om hur signaturer ska bevaras för obestämd tid.
Att använda elektroniska signaturer på allmänna handlingar kräver att både den digitala handlingens integritet och signaturens giltighet kan bevaras. Problemet är att elektroniska signaturer inte kan bevaras för obestämd tid. Anledningen är att de certifikat som används kommer att upphöra och att kodnycklarnas algoritmer blir lätta att knäcka med framtida datateknik.
Riksarkivets rapport Framställning och bevarande av elektroniska signaturer (Dnr RA- 20-2013-1154 2014), menar för att ”bevara” elektroniska signaturer, borde det räcka att visa att signaturen en gång i tiden var giltig. En metod för detta är att e-arkivera den elektroniska signaturen, vilket i praktiken innebär att myndigheten går i god för att signaturen är äkta.
Kommunfullmäktige har ett beslut på att införa kommunövergripande e-arkivlösning, kommunen har därtill anammat vedertagen metod för att arkivera digitala handlingar. Vid e-arkivering av elektroniskt underskrivna beslut och underskrifternas giltighet, kommer den systemberoende metoden (e-arkiv) att användas. Det är tillräckligt för att kommunen ska kunna säkerställa beslutens och den elektroniska signaturens ursprungliga skick och att de inte förvanskats över tid.