Digitalt arkiv (e-arkiv) i Skellefteå kommun
Kommunfullmäktige · 14 december 2021 · § 379 · Dnr KS-2021-000528
Kommunfullmäktiges beslut
1. Införande av en kommunövergripande e-arkivlösning för Skellefteå kommun enligt kommunledningskontorets förslag godkänns.
2. Säkerhetsskyddsklassad information exkluderas från hantering i e-arkivlösningen.
3. Frågan om finansiering från och med 2024 hänvisas till kommunstyrelsen inför arbetet med budget och plan 2024 – 2025.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Den ökande digitaliseringen av kommunens verksamheter ställer krav på digitala arbetssätt och minskning av hanteringen av fysiska papper.
Skellefteå kommun har idag ingen kommunövergripande lösning för långtidslagring av digital information. Det finns ett stort behov i verksamheterna att säkra långsiktig tillgång till sin information digitalt men också att öka tillgängligheten och sökbarheten, både internt och externt, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, forskning samt bevarande av det nationella kulturarvet.
Ett kommunövergripande e-arkiv utgör således en viktig del i den digitala informationsförsörjningen och kommunens strategi för hållbar digital utveckling. Avsaknaden av e-arkiv är idag en bromskloss i kommunens pågående digitaliseringsarbete.
Läs hela sammanfattningen
För att undersöka behoven och förutsättningarna för införande av ett e-arkiv har en nuläges- och behovsanalys gjorts. Det framtagna beslutsunderlaget bekräftar att en kommunövergripande strategi och gemensamt arbetssätt för slutlagring i e-arkiv bör införas i Skellefteå kommun utan dröjsmål.
Analysen uppskattar att den totala kostnaden för att tillhandahålla en gemensam e-arkivlösning uppgår till cirka 3,7 miljoner kronor årligen. Av dessa 3,7 miljoner kronor uppskattas kostnaden för förvaltningsorganisation till cirka 3,4 miljoner kronor samt systemlösning till cirka 0,3 miljoner kronor.