Revisionsrapport, Granskning av styrelse och nämnders protokoll och tjänsteskrivelser
Kommunstyrelsen · 4 juni 2025 · § 208 · Dnr KS-2025-000318
Kommunstyrelsens beslut
Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse utgör kommunstyrelsens yttrande över revisionsrapporten.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna har låtit granska kvaliteten i kvaliteten i kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, bygg- och miljönämnden samt gymnasienämndens protokoll och tjänsteskrivelser. Revisionens sammanfattande bedömning är att styrelse och nämnder i allt väsentligt har säkerställt att protokollen ger kommuninvånare ändamålsenlig information.
Revisionen lyfter särskilt fram befintligheten av en ärendehandbok för administration samt mallar för tjänsteskrivelser, protokoll och delegationsbeslut. Det påpekas även att granskade protokoll har i allt väsentligt tydliga beslut och beslutsmotiveringar, samt att det är tydligt vad som är besluts- respektive informationsärenden. Det framhålls särskilt att protokollen är tillgänglighetsanpassade.
Revisionen rekommenderar styrelsen och nämnder att se över befintliga mallar och överväga att komplettera med hjälp- och stödtexter kring dess användning i direkt anslutning till mallarna för att ytterligare säkerställa att rutiner används och tillämpas enhetligt, samt att det är av central betydelse att genom närvarolistan kunna bedöma om beslutad inträdesordning följts.
Läs hela sammanfattningen
Kommunledningskontoret har yttrat sig över rapporten, och framför bland annat att det pågår ett utvecklingsarbete inom ramen för det nätverk som finns bland kommunens nämndsekreterare, där det finns tid avsatt för utvecklingsarbete kring både arbetssätt och systemstöd. Det sistnämnda sker med hjälp av en särskild arbetsgrupp med fokus på det tekniska stöd som disponeras, systemet Ciceron Dokument och Ärende. Frågan om stöd- och hjälptexter, och hur dessa på bästa sätt kan utformas, är en integrerad del i arbetet.
Revisionen framhåller vikten av att det alltid framgår av protokollets närvarolista vilken eller vilka ersättare som tjänstgjort i en viss ledamots ställe. Så sker normalt, men för att säkerställa att inte misstag begås har revisionens rapport delgetts nämndsekreterarnätverket och det särskilt påpekats vikten av att protokollet anger vem som ersättare tjänstgjort för.
Rapporten har delgetts nätverket i sin helhet, detta för att säkerställa att revisionens synpunkter och rekommendationer även kommer de sekreterare till del vars arbetsuppgifter omfattar nämnder som inte granskats.