Återrapportering angående åtgärdsförslag utifrån revisionens rekommendationer avseende boksluts- och inköpsprocesser

• Löneprocessen
• Inköpsprocessen
• Exploateringsprocessen/Investeringsprocessen
• Intäktsprocessen (Taxor och Avgifter)

Revisionen har efter utförd granskning lämnat följande rekommendationer gällande bokslutsprocessen:

”Det finns i dagsläget ingen attestrutin gällande manuella bokföringsordrar. Däremot så finns en rutin att samtliga bokslutsspecar skall kontrolleras av två personer för att säkerställa att dessa är korrekt upprättade.

Revisionen rekommenderar att kommunen utvärderar behovet av attest av manuella bokföringsordrar med avseende på risk för fel och belopp.”

Kommunledningskontorets förslag till åtgärd: Urval av manuella bokföringsorder kommer att ske för genomgång och attest av redovisningschef och/eller ekonomichef (eller av dessa utsedd person) löpande under året. Avstämning har skett med auktoriserad revisor har noterat rekommendationen och har inte synpunkter på föreslagen åtgärd. Revisionen kommer att följa upp föregående års rekommendationer vid granskning av årsbokslutet.

Revisionen har efter utförd granskning lämnat följande rekommendationer gällande inköpsprocessen:

”Beloppsgränser för beställare:

Revisionen rekommenderar kommunen att överväga om beloppsgränser i systemet kan implementeras som automatiskt avgör om beställningsanmodan krävs från överordnad chef.”

”Leverantörer där upphandling löpt ut:

Revisionen rekommenderar kommunen att se över om rutinerna för kontroll skulle kunna formaliseras eller om automatisk uppdatering kan

ske när avtalen i framtiden kan bli fler och avtalen då svårare att överblicka.”

”Beställare/ leveransgodkännare:

Revisionen rekommenderar kommunen att överväga om separation mellan beställare och leveransgodkännare bör ske för vissa typer av leveranser för att säkerställa att två personer är involverade i ett leverensgodkännande.”

Kommunledningskontorets förslag till åtgärd: För inköp har sedan tidigare ett arbete påbörjats med att utveckla Marknadsplatsen som det verktyg som kan användas för inköp av varor och tjänster. Under år 2024-2026 fortsätter arbete där inköpsavdelningen hjälper förvaltningarna att utveckla verktyget och genomföra utbildningar samt bistå med rådgivning avseende förändringar i inköpsorganisationen. I verktyget Marknadsplatsen införs de avtal som kommunen tecknat med olika organisationer, vilket gör att avtalstrohet ökar och det underlättar att planera kommande upphandlingar utifrån när avtalen löper ut. Det kan också innebära färre beställare i kombination med attest av inköpet sker i en tidigare fas, dvs. när beställning sker med matchning mot faktura. När leverans erhålls och faktura inkommer leveransgodkänner den som bäst känner till att den erhållna leveransen stämmer överens med vad som har beställts. Händelseförloppet som eftersträvas, dvs. att överordnad godkänner beställningen och den som har beställt leveransgodkänner erhållen leverans, stärker den interna kontrollen och möjliggör att rätta till eventuella felaktigheter i samband med beställningen och inte när leverans genomförs.

Det arbete som sker inom inköpsprocessen är ett omfattande arbete och kommer att behöva tid för att implementera med förbättring, vilket revisionen får följa upp årligen.