Revisionsrapport, Granskning av årsbokslut/årsredovisning 2023, Skellefteå kommun

• Revisionsrapport, granskning av årsbokslut/årsredovisning 2023

Slutsatsen av genomförd granskning är årsredovisningen innehåller i allt väsentlig de delar som LKBR och RKR föreskriver och att inga väsentliga avvikelser har noterats.

De iakttagelser som noterats har resulterat i en rekommendation avseende så kallade närståendetransaktioner. Revisionen efterfrågar en rutinmässig genomgång av eventuella transaktioner mellan bolag där någon i kommunledningen eller kommunstyrelsen har ett personligt engagemang. För att kunna genomföra en sådan rutinmässig genomgång förutsätts att information lämnas till den funktion som ska utföra kontrollen. Det finns idag rutiner för bisyssla för de anställda inom kommunen, däremot finns det inga direkta rutiner för de förtroendevalda som är ledamöter i kommunstyrelsen. Utöver det så råder det osäkerhet om hur dokumentation och eftersökning av bisysslor samt närståendetransaktioner får ske.

Kommunledningskontoret föreslås därför få ett uppdrag att utreda hur andra kommuner hanterar dokumentation av information för att följa upp närståendetransaktioner, och huruvida det är förenligt med olika lagstiftningar att föra register och genomföra eftersökningar avseende så kallade närståendetransaktioner. Utredningen föreslås utmynna i ett förslag för hantering av revisionens önskemål inför granskning av delårsrapport och årsredovisning år 2024.

Sammanfattningsvis har sakkunnigt biträde lämnat följande rekommendationer utifrån iakttagelser från granskning av den interna kontrollen kopplat till granskade ekonomiska processer:

Bokslutsprocessen: Kommunen rekommenderas att förbättra rutiner kring attest av manuella bokföringsorder.

Löneprocessen: Kommunen rekommenderas att införa en tydlig rutin kring avslut av anställning för att minimera risken för felaktigt utbetalda löner.

Inköpsprocessen: Kommunen rekommenderas att införa beloppsgränser i inköpssystemet/marknadsplatsen, uppdatera avtal i marknadsplatsen med datum för när avtalet upphör att gälla samt att i vissa fall att olika personer utgör beställare och den som godkänner en leverans i attestflödet.

Kommunledningskontoret föreslår att rutiner ses över för att möta revisionens rekommendationer kring boksluts- och löneprocessen. Ett arbete för att minimera riskerna kring avslut av anställningar är ett arbete som redan hade inletts innan revisionen pekat på detta i sin rekommendation.

Förslagen från revisionen vad gäller inköpsprocessen är komplexa då beloppsgränser bl. a är kopplat till delegationsordning och hur respektive nämnd har organiserat sin beställarfunktion. Detsamma gäller för de fall där olika personer ska utgöra beställare och den som leveransgodkänner leverantörsfakturan inför attest av överordnad. Kommunledningskontorets uppfattning är att det är den som beställt varan eller tjänsten som också är den som bäst känner till sakförhållanden / grunderna till en beställd vara eller tjänst. Beställaren är följaktligen den person som bäst är lämpad att godkänna leveransen innan fakturan går vidare till överordnad för attest.

Vad gäller inköpsprocessen generellt så har kommunledningskontoret tillsammans med support och lokaler inlett ett arbete med att se över inköpspolicy och instruktioner avseende inköpsprocessen där bl. a beställningsrutiner ingår. Revisionens rekommendationer föreslås beaktas i det fortsatta arbetet.