Delegation av yttranderätt avseende samråd kring dokument- eller informationshanteringsplaner
Kommunstyrelsen · 22 mars 2022 · § 117 · Dnr KS-2022-000131
Kommunstyrelsens beslut
1. Kommunstyrelsens beslut 2021-06-21 § 261 upphävs.
2. Arkivmyndighetens yttranderätt avseende samråd kring dokument- eller informationshanteringsplaner delegeras till arkivarie Joakim Lindgren.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
I Skellefteå kommuns arkivreglemente anges dels att kommunstyrelsen är arkivmyndighet, dels att ”Varje myndighet fattar beslut om gallring, till exempel genom att fastställa dokument- eller informationshanteringsplan i vilken tidsfrister och gallringsvillkor framgår. Innan planen fastställs ska samråd ske med arkivmyndigheten. Inför varje enskilt gallringsbeslut som inte har stöd i dokument- eller informationshanteringsplan ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten.”
I begreppet ”samråd” ligger att arkivmyndigheten skall yttra sig över ett förslag till dokument- eller informationshanteringsplan innan detsamma fastställs av verksamhetsansvarig nämnd. Ett sådant yttrande kan antingen avges av kommunstyrelsen, eller av kommunstyrelsen utsedd delegat. Genom att delegera yttranderätt till en representant för kommunarkivet kan en förändring av ett förslag till ny eller ändrad dokument- eller informationshanteringsplan kunna ske snabbare än vad som annars skulle ha varit fallet.
Kommunstyrelsen beslutade 2021-06-14 § 261 att delegera arkivmyndighetens yttranderätt avseende samråd kring dokument- eller informationshanteringsplaner till dåvarande arkivassistent Cajsa Norén. Eftersom delegaten har lämnat sin tjänst som arkivassistent måste delegationen återkallas och ny delegat utses.