Föreskrift för handlingar av tillfällig och ringa betydelse
Kommunstyrelsen · 20 januari 2022 · § 17 · Dnr KS-2021-000741
Kommunstyrelsens beslut
1. Kommunstyrelsens beslut 2010-09-28 § 321 och § 322 upphävs.
2. Föreskrift för handlingar av tillfällig och ringa betydelse fastställs enligt kommunledningskontorets förslag.
3. Verkställande av gallring ska ske i och med att beslut om gallring av tillfällig och ringa betydelse redovisas i myndigheternas och bolagens dokument- eller informationshanteringsplaner.
Utan votering. Ingen begärde att rösterna skulle räknas, så protokollet säger inte hur varje parti ställde sig.
Sammanfattning
Kommunledningskontoret anför att det hos kommunens myndigheter och bolag förekommer en rad handlingar som skulle kunna gallras (förstöras) på grund av dess tillfälliga och ringa art. Enligt arkivlagen § 10 får allmänna handlingar gallras. En förutsättning är dock att handlingarna inte behövs för att tillgodose allmänhetens rätt till insyn, förvaltningens eller rättskipningens behov samt forskningsändamål. För att allmänna handlingar eller handlingar som omhändertagits för arkivering ska kunna gallras måste det finnas ett gallringsbeslut.
Arkivmyndigheten, kommunstyrelsen, fastställde 2010-09-28 § 322 allmänna råd för handlingar av tillfällig och ringa betydelse, med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1997:6 som grund. Vid samma tidpunkt togs också ett beslut för allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse i sociala medier § 321. Riksarkivet har nu utkommit med nya föreskrifter på området, utifrån dessa samt utifrån att ligga rätt i tiden har ett förslag till ny föreskrift, som ersätter Skellefteå kommuns två tidigare beslut, tagits fram.
Kommunstyrelsen får i egenskap av arkivmyndighet fastställa bindande föreskrifter i enlighet med Skellefteå kommuns arkivreglemente.