Interpellation om digitalisering för kostnadseffektivitet, ställd till kommunstyrelsens ordförande, av Markku Abrahamsson (SD)

Utöver mer tillgänglig service är digitalisering ett känt och viktigt verktyg för att åstadkomma just effektiviseringar. Att förkorta en daglig administrativ process kan på ett år innebära väldigt mycket besparad arbetstid, i synnerhet om det gäller 2000 medarbetare. Det kan dessutom frigöra tid för det som i grunden är viktigast, mänsklig kontakt och faktiskt omsorg på plats.

Det är angeläget att förstå vilket långsiktigt syfte som finns med kommunens digitaliseringsarbete. Syftar det enbart till att göra befintliga digitala processer mer lättillgängliga och användaranpassade, eller syftar de också till att öka effektiviteten och på sikt minska kostnader? Är det målet i så fall uttalat och prioriterat?

Kan vi uppnå detta med bibehållen, eller t o m förbättrad, kvalité i verksamheterna?

Mina frågor till Kommunstyrelsens ordförande är följande:

1. Hur mycket pengar satsar kommunen årligen på att effektivisera organisationens digitala processer?

2. Är kostnadseffektivisering ett viktigt mål med kommunens digialiseringssatsningar?

3. Sparar kommunen i nuläget in pengar på effektiva digitala processer, t ex genom minskat personalbehov, eller arbetstid frigjord för andra uppgifter (minskat nyanställningsbehov)?

4. Går det att mäta hur vilken kostnadseffektivisering vi uppnår per mkr investerad i effektivare digitala processer? "

Kommunstyrelsens ordförande Lorents Burman (S) lämnar följande svar:

"Digitalisering är en avgörande del av kommuners arbete för att möta framtidens krav på välfärd, hållbarhet och kostnadseffektivitet.

Skellefteå kommuns digitaliseringsarbete utgår från programmet för hållbar innovation och digitalisering, som tydligt kopplar samman teknisk utveckling med kostnadseffektivitet och invånarnytta.

Vår kommuns digitalisering sker i samspel med den nationella digitaliseringsstrategin – med målet att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.

En stor vikt läggs på samarbeten inom vår koncern, med näringsliv och på regional och nationell nivå. Skellefteå kommun engagerar sig i nationella program via SKR och ansluter sig till de nationella lösningar som SKR-koncernen (SKR, Adda, Inera) och DIGG.

Mycket av det som sker på digitaliseringens område är också svårt för en kommun att välja bort. Det kan handla om ökade säkerhetskrav men också om en tydlig efterfrågan från kommunens invånare gällande olika typer av tjänster. Om det exempelvis går att söka bygglov på nätet i grannkommunen så blir det snabbt en tydlig efterfrågan även från den egna kommunens invånare.

1. Hur mycket satsar Skellefteå kommun årligen på att effektivisera organisationens digitala processer?

Det är svårt att exakt beskriva hur mycket som satsas på att digitalisera processer, eftersom digitalisering numera är en integrerad del i nästan alla av kommunens verksamhets- och utvecklingsprocesser.

Utöver de resurser som finns inbyggda i förvaltningarnas verksamhet har kommunfullmäktige avsatt särskilda utvecklingsmedel under kommunstyrelsen. Ur dessa utvecklingsmedel har kommunstyrelsen själv avsatt 14 mnkr årligen för digital utveckling och innovation. Dessa medel prioriteras varje år för olika strategiska satsningar som stärker både den interna effektiviteten och servicen till invånare och näringsliv. Det är också så att de stora förvaltningarna själva avsatt utvecklingsmedel centralt på förvaltningen.

Kommunen deltar också i samverkansprojekt och söker aktivt externa medel.

Det centrala stödet inom verksamhetsutveckling och digitalisering finns på Support och lokalers avdelning IT- och Verksamhetsutveckling. Där hanteras kommunens samtliga datorer, telefoner, elevdatorer, kommungemensamma IT-system, nätverk, IT-infrastruktur, datacenter, IT-säkerhet mm. Den totala kostnaden för detta är cirka 200 miljoner kronor per år, cirka 3 % av kommunens omsättning.

Utöver detta finns det IT-kostnader kopplat till förvaltningarnas egna verksamhetssystem och personal som arbetar med verksamhetsutveckling i respektive förvaltning.

2. Är kostnadseffektiviseringar ett viktigt mål med kommunens digitaliseringssatsningar?

Kostnadseffektivisering är ett uttryckligt mål i både den nationella strategin och i Skellefteå kommuns lokala program. Genom digitalisering ska resurser användas smartare, administrationen ska minska och kvaliteten i välfärdstjänster ska stärkas.

Målet är att frigöra tid till kärnverksamhet, undvika dubbelarbete och skapa bättre förutsättningar för medarbetarna att fokusera på värdeskapande uppgifter. Detta ligger i linje med den nationella inriktningen där digitalisering ska bidra till en mer resilient och resurseffektiv offentlig sektor. Digitaliseringen ska även bidra att förenkla och förbättra för näringsliv och invånare.

3. Sparar kommunen in pengar på effektiva digitala processer?

Ja, kommunen uppnår konkreta resultat genom digitalisering, här kommer ett antal exempel:

• Över 200 e-tjänster används idag av invånare, medarbetare och företag. Dessa har ett mycket högt kundnöjdhetsbetyg – i genomsnitt 4,3 av 5 – vilket visar att digitala lösningar upplevs som enkla, tillgängliga och värdeskapande. Dessa e-tjänster ger även en effektivisering av administrationen.
• Automatisering av administrativa processer som till exempel lönecenter, ekonomicenter, rekryteringscenter, on-boarding av medarbetare med flera har bidragit till effektiviseringar.
• IoT-sensorer är installerade för att minska risken för att vattnet fryser i campingstugor under vintern och IoT-sensorer är även installerade i invånarnas vattenmätare för att tidigare detektera eventuella vattenläckor och kunna laga dem innan de blir en större läcka.
• AI används för att optimera och minska energiförbrukningen i kommunens fastigheter.

Den stora omställningen till digitala processer är krävande och offentlig sektor i Sverige ligger efter det Europeiska genomsnittet.

För att klara att förbättra detta behövs ytterligare samarbeten på nationell nivå som har tagit fart de senaste åren via SKR-koncernen och DIGG (Myndigheten för digital förvaltning).

Det som är gemensamma utmaningar för såväl näringslivet som offentlig sektor är det geopolitiska säkerhetsläget i världen med exempelvis hybridkrigsföring och cyberhot som driver upp IT-kostnaderna och den stora dataskuld som kommunerna och regionerna har.

4. Går det att mäta vilken kostnadseffektivisering vi uppnår per mnkr investerad i digitala processer?

Att mäta nyttan av digitalisering är komplext, men centralt. Vi utvecklar kontinuerligt våra metoder för effektmätning, både i form av ekonomiska

nyckeltal och kvalitetsindikatorer. När en process automatiseras eller digitaliseras så görs alltid en uppskattning av frigjord tid och kvalitetsförbättringar tillsammans med verksamheten.

Invånarnas efterfrågan på kommunens olika tjänster är i princip oändlig varför det krävs en tydlig projektstyrning och en transparent diskussion omkring den viktiga hemtagningen.

Fokus på kommunens digitalisering ligger inte heller enbart på besparingar per investerad krona, utan även på värden som kortare handläggningstider, ökad kvalitet och förbättrad arbetsmiljö och invånarnytta."